Combien de temps dois je conserver une facture clients ou fournisseurs ?
Les documents émis ou reçus par une entreprise dans l’exercice de son activité doivent être conservés pendant une durée déterminée (même si rien n’empêche l’entreprise de l’archiver plus longtemps, sauf s’il contient des données personnelles), essentiellement à des fins de preuve (procédures judiciaires, contrôles de l’Administration, contestation d’un droit, …). Cette durée diffère selon la nature du documents (commerciale, fiscale, Ressources Humaines ,…).
L’archivage électroniques amène à réflexion.
Voici donc un point sur les différentes durées de conservation.
Vie des Sociétés :
– Comptes annuels, documents comptables et pièces justificatives : 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice – Article L123-22 du code de commerce)
Vie Commerciale et Civile :
-Comptabilité, pièces justificatives , correspondance commerciale (reçue et envoyée) : 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice _ Article L123-22 du code de commerce
– Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale : 5 ans – Article L110-4 du code de commerce
– Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur : 2 ans (Article L218-2 du code de la consommation)
– Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) : 5 ans – Article L110-4 du code de commerce
Droit du travail :
–Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) : 5 ans -Article L3243-4 du code du travail
– Registre unique du personnel : 5 ans à partir du départ du salarié – Article R1221-26 du code du travail)
Assurances :
– Contrats d’assurance dommages ouvrage : 12 ans minimum à compter de la réception des travaux
-Documents relatifs aux marchés : 12 ans minimum à compter de la réception des travaux
Santé_Sécurité :
– Registre unique de sécurité : 5 ans